+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Документация кадровика по персональным данным


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

За нарушение законодательства о защите персональных данных работников работодатель может быть привлечен к серьезной ответственности. Чтобы этого избежать, работодатель должен строго исполнять требования законодательства о защите персональных данных работника. Вопросы защиты персональных данных работников регулируются в первую очередь Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом от Согласно п.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Общие требования к созданию документов - Елена Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Содержание:

Зачем нужна система защиты персональных данных (СЗПДн)

Сотрудникам кадровой службы постоянно приходится иметь дело с персональными данными работников организации. Причем деятельность по работе с персональными данными включает не только их получение как у потенциальных, так и у работающих сотрудников, но и обработку, хранение, передачу и иные виды использования этих сведений. Однако не всегда кадровики имеют полное представление о правилах работы с персональными данными, не во всех организациях разработаны и утверждены соответствующие локальные нормативные акты.

Нередко имеют место случаи нарушения прав работников на защиту персональных данных. Вместе с тем действующее законодательство устанавливает довольно жесткие меры ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, в связи с чем владение информацией о правилах работы с ними является на сегодняшний день достаточно актуальным.

Основную правовую базу в этой сфере составляют Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 27 июля г. N ФЗ "О персональных данных" вступил в силу с 26 января г.

Редакция ТК РФ, вступившая в силу в октябре г. Но среди них есть и более существенные изменения, касающиеся передачи персональных данных и наказания лиц, виновных в нарушении порядка получения, обработки и защиты персональных данных. Эти нововведения будут изложены ниже.

Согласно ст. Как видно, Закон N ФЗ содержит довольно широкий список сведений, относящихся к персональным данным. Приведенный перечень является открытым. Но все ли из этих данных необходимы для успешного осуществления работником его трудовых функций?

Безусловно, нет. К примеру, информация о социальном и имущественном положении не относится к трудовой деятельности работника. С учетом этого ТК РФ более узко определяет персональные данные работника.

В частности, в соответствии со ст. Другими словами, это сведения, которые могут охарактеризовать человека именно как работника. Каких-либо иных критериев, как и конкретного перечня персональных данных работника, ТК РФ не устанавливает. Как правило, это информация, необходимая для заключения трудового договора, заполнения личной карточки, назначения на другую должность и т. Перечень документов, из которых можно почерпнуть персональные данные работника, также является открытым.

Кроме того, в зависимости от конкретной ситуации информация может быть предоставлена работником и устно либо путем заполнения различных анкет, опросных листов. Значительная часть бумаг, содержащих персональные данные работника, находится в его личном деле. Важно, что персональные данные работника относятся к конфиденциальной информации. Конфиденциальность означает, что любое лицо, получившее доступ к персональным данным, не должно допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания ст.

Не требуется обеспечивать конфиденциальность обезличенных и общедоступных персональных данных. Так, к обезличенным персональным данным относятся данные, в отношении которых невозможно определить их принадлежность к конкретному лицу. А если не известно, кому именно принадлежат эти данные, то режим конфиденциальности снимается. К общедоступным персональным данным относятся данные, доступ к которым с согласия гражданина может быть предоставлен неограниченному кругу лиц например, с согласия гражданина такие сведения находятся в справочниках, адресных книгах и др.

В общедоступных источниках могут содержаться сведения о профессии, квалификации. Поскольку любой желающий имеет к ним доступ, то специальной охраны они уже не требуют. Работодатель должен обеспечивать "секретность" персональных данных работника.

Как правило, сбором и обработкой персональных данных в конкретной организации занимаются сотрудники кадровых служб или бухгалтеры. В трудовом договоре с работниками, обрабатывающими персональные данные, должны быть предусмотрены обязанности по обеспечению и сохранению конфиденциальности персональных данных. Персональные данные отдельных категорий работников могут относиться к сведениям, составляющим государственную тайну.

В первую очередь это касается государственных служащих. Так, в соответствии с ч. N ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" персональные данные, внесенные в личные дела и документы учета государственных служащих, являются персонифицированными и в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, относятся к сведениям конфиденциального характера. К примеру, согласно ст. N ФЗ "О федеральной службе безопасности" сведения о сотрудниках органов службы государственной безопасности, выполнявших выполняющих специальные задания в специальных службах и организациях иностранных государств, в преступных группах, составляют государственную тайну.

Поскольку персональные данные - это информация, с которой нужно работать например, специалистам кадровых служб , законодательство вводит такое понятие, как обработка персональных данных, и устанавливает конкретные требования к работе с ними.

Закон N ФЗ более подробно раскрывает указанное понятие. Действия операции с персональными данными, согласно ст. Таким образом, под обработкой персональных данных подразумеваются любые действия, производимые с персональными данными.

Например, формирование списков работников по организации, по структурным подразделениям, профессии, образованию и др. Статья 86 ТК РФ устанавливает следующие требования к обработке персональных данных работника, предъявляемые к работодателю соответственно, и к работнику кадровой службы и направленные прежде всего на защиту персональных данных:. Обработка персональных данных работника может осуществляться в строго определенных целях, а именно для соблюдения действующего законодательства, содействия работникам в трудоустройстве, обучения и продвижения по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Следовательно, в каких-либо иных целях организации обработка персональных данных запрещена. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работодатель должен руководствоваться действующим законодательством. То есть сведения, непосредственно не характеризующие человека как работника, не могут быть истребованы у него или переданы третьим лицам и др. Важное требование, нередко нарушаемое на практике, устанавливает п.

В случае, когда указанные сведения можно получить только у третьей стороны, работника следует уведомить об этом заранее.

Но одного уведомления недостаточно, необходимо также получить его письменное согласие. При уведомлении работника следует сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, о характере этих данных и о последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение. Соответственно, сбор сведений о работнике без его ведома не допускается.

Во всех случаях работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и о частной жизни. Обратите внимание, что если запрет на получение и обработку данных о политических и религиозных убеждениях является безусловным, то ТК РФ разрешает получение данных о частной жизни, но только в случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, и лишь с письменного согласия работника.

Работодателю запрещается получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или о его профсоюзной деятельности. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, нельзя основываться на его персональных данных, полученных исключительно путем их автоматизированной обработки или электронного получения. Указанный запрет связан с тем, что полученные данные могут быть использованы не в том контексте. В каждой ситуации необходимо руководствоваться информацией, полученной путем комплексного сбора информации.

Защита персональных данных от неправомерного их использования или утраты обеспечивается работодателем за счет его средств и в порядке, установленном ТК РФ и другими федеральными законами. Это обязанность работодателя, осуществляемая за его счет. Работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Такими документами могут быть положение, инструкция и др. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны. Так, если в трудовой договор будет включена норма о том, что работник отказывается от указанного права, то в этой части трудовой договор будет считаться недействительным.

Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных. Примером таких мер является принятие локальных нормативных актов о персональных данных.

Соответствующие нормы могут быть включены в локальный акт организации о персональных данных. При этом они должны отвечать требованиям, установленным ТК РФ и иными федеральными законами. Основные документы, содержащие персональные данные работника, объединяются, как правило, в его личное дело. Порядок ведения и хранения личного дела устанавливается работодателем.

Вместе с тем сроки хранения документов, содержащих персональные данные работника, определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. Федеральной архивной службой России 6 октября г. Решения от 27 октября г. Так, личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно.

Личные дела остальных работников хранятся в течение 75 лет. Главным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, содержащим и его персональные данные, является трудовая книжка. Порядок хранения трудовых книжек устанавливают Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утв.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля г. N Согласно п. Для этого приказом распоряжением работодателя назначается специально уполномоченное лицо. Постановлением Госкомстата России от 5 января г.

N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в соответствии с данным Постановлением работодатель осуществляет хранение указанных документов. Распоряжением Правительства РФ от 21 марта г. N р предусматривается, что в целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате преобразования, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по договору, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций рекомендовано включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Поскольку обязанность по защите персональных данных ТК РФ возлагает на работодателя, то для осуществления такой защиты следует произвести определенные действия по созданию соответствующих технических условий, в частности особый режим доступа в те помещения, где хранятся персональные данные, оборудование мест для хранения такой информации, меры, направленные на защиту персональных данных от случайного уничтожения, утраты, несанкционированного доступа, изменений или распространения персональных данных.

Одной из разновидностей обработки персональных данных работника является их передача как внутри организации, так и за ее пределы. Требования к передаче персональных данных работника устанавливает ст. Исключением являются случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также иные случаи, предусмотренные ТК РФ и федеральными законами например, согласно ст.

Пример 1. Предоставление таких сведений возможно только при наличии письменного запроса и приложенного к нему заявления самого работника.

В заявлении должно быть указано, на предоставление каких именно сведений дает согласие работник. Прошу передать ООО "Астана", где я работаю в настоящее время, копии документов, хранящихся в личном деле.

Из этого следует, что персональные данные работников собираются для внутреннего сведения и осуществления нормальной работы организации и без согласия работника не подлежат передаче третьим лицам как письменно, так и устно. Необходимо предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что они могут быть использованы только в целях, для которых были сообщены.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)


Документация кадровика по персональным данным

Войдите , пожалуйста. Хабр Geektimes Тостер Мой круг Фрилансим. Войти Регистрация.

Развитие информационных технологий сделало тему защиты персональных данных одной из наиболее обсуждаемых на самых разных уровнях. Масштабные скандалы с утечками конфиденциальной информации из Белого дома или личных сведений миллионов посетителей международного сайта знакомств прогремели на весь мир. Часто это происходит по незнанию: не все должностные лица понимают, что входит в состав персональных данных.

Акция месяца 8 88 Закон о защите личных данных на предприятиях регламентирует создание и работу с документацией по защите персональных данных. В сегодняшней статье мы узнаем, какие документы по защите персональных данных должны быть созданы для работы с информацией, касающейся работников, а также кто производит проверку необходимой документации и как оформить все необходимые нормативы и акты. Несколько лет назад в силу вступил закон о защите персональных данных.

Персональные данные сотрудников: обеспечение сохранности

Персональные данные работника. В контексте трудовых отношений персональные данные - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника ст. В соответствии со ст. Работодатель обязан осуществить сбор, хранение и обработку персональных данных в строгом соответствии с требованиями законодательства. Для регламентации всех вопросов, связанных с охраной персональных данных работников, в организации должен быть разработан и принят соответствующий документ. Если ранее за отсутствие таких локальных нормативных актов не наказывали, то статьей 90 ТК РФ установлено, что виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, лица несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность. Проверив наличие документов по защите персональных данных работников, государственный инспектор по труду поинтересуется, как в организации собираются данные о работниках насколько законно. По общему правилу всю информацию о работнике можно узнать только у него самого.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

Скачать таблицу изменений по налогам в году. Скачать таблицу изменений в трудовом законодательстве с года. Чтобы назначить сотрудника ответственным за обработку персональных данных, вводить в штат новую должность и оформлять по ней совмещение не нужно. Профстандарты и квалификационные справочники не предусматривают должность специалиста по защите и обработке персональных данных и не выделяют отдельную трудовую функцию.

Войдите , пожалуйста.

Хорошо что я не юрист. Самое сложное, что я заполнял, это самодонос — просьба о внесении себя в реестр врагов народа в связи с наличием вида на жительство за границей. Войдите , пожалуйста.

Защита персональных данных: пошаговая инструкция

Информационная система 1С:ИТС. Инструкции по учету в программах 1С Инструкции по разработке на 1С Консультации по законодательству Книги и периодика Справочная информация База нормативных документов. Об 1С:ИТС. Купить кассу.

Инструкции по учету в программах 1С Инструкции по разработке на 1С Консультации по законодательству Книги и периодика Справочная информация База нормативных документов. Руководство по ведению учета 1С:Бухгалтерия 8. Редакция 2. Редакция Базовая версия. Руководство пользователя 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.

Пособие для кадровика по персональным данным

Далеко не все компании уделяют должное внимание сохранности персональных данных своих сотрудников. Между тем санкции за такие нарушения скоро будут увеличены. Правила, установленные Федеральным законом от Кстати, приказ руководителя о назначении ответственного за работу с персональными данными и обеспечение их защиты — первое, что захотят увидеть проверяющие. Таким ответственным может быть как конкретное лицо, так и подразделение. В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения.

Однако не всегда кадровики имеют полное представление о 85 ТК РФ персональные данные работника - информация, . N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету.

Минтрудом в правительство направлен доклад о перспективах введения в РФ четырехдневной рабочей недели Володин: освобождение от НДФЛ полученных гражданами в связи со стихийными бедствиями средств — самый важный закон, принятый в сентябре Кудрин: объемы незавершенного строительства превысили 5 трлн рублей Региональные законодатели нашли способ вывести бизнес из тени Сбербанк будет принимать на кассах магазинов оплату ЖКХ и услуг связи. Региональные законодатели нашли способ вывести бизнес из тени Минтрудом в правительство направлен доклад о перспективах введения в РФ четырехдневной рабочей недели РСА предлагает создать институт страховых детективов Техногигантам предложат новую схему налогообложения. Главное Документы Эксперты. Многие отрасли права обращают внимание на защиту личной информации гражданина, и мера ответственности за нарушение установленных правил и норм велика.

Персональные данные: что грозит за нарушение закона

Акция месяца 8 88 С 1 июля года ужесточили ответственность за нарушение порядка работы с персональными данными. Сотрудники кадровой службы хранят в личных делах копии паспортов работников, свидетельств, военных билетов и т.

Как бухгалтеру избежать штрафа за нарушения при работе с персональными данными

Сотрудникам кадровой службы постоянно приходится иметь дело с персональными данными работников организации. Причем деятельность по работе с персональными данными включает не только их получение как у потенциальных, так и у работающих сотрудников, но и обработку, хранение, передачу и иные виды использования этих сведений. Однако не всегда кадровики имеют полное представление о правилах работы с персональными данными, не во всех организациях разработаны и утверждены соответствующие локальные нормативные акты.

Попробуйте еще раз. Мы скоро вам напишем.

Персональные данные работника - тема сейчас особо актуальная. Чтобы не оштрафовали ГИТ и Роскомнадзор, читайте о том, как правильно обрабатывать персданные, как их хранить и как защитить. Скачайте готовые образцы всех необходимых документов. Для начала нужно четко определить, что относится к персональным данным ПДн.

Акция месяца 8 88 Компания обязана обеспечить надежную защиту персональных данных. Эксперты расскажут, как разработать положение о защите и какие уровни защищенности использовать. Работник предоставляет работодателю сведения, которые носят личный характер, еще на этапе анкетирования и в процессе трудоустройства. Такой вид информации носит конфиденциальный характер и не подлежит разглашению.

Любой кадровик, устраиваясь на работу в новую организацию, неизбежно столкнется с необходимостью оперативно наладить кадровый учет. Хорошо, если предыдущий специалист оставит по-сле себя документы в порядке. Но бывают и такие случаи, когда кадровую работу приходится начинать практически с нуля.

Комментарии 8
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Наталья

    Следите за пульсом блогосферы на Яндекс-Блоги? Оказывается Соса-Соla раскрыла свой секретный ингредиент! Это червяки :)

  2. azolzovec

    Сожалею, но ничем не могу помочь. Я знаю, Вы найдёте верное решение. Не отчаивайтесь.

  3. Доминика

    Я подумал и удалил этот вопрос

  4. Феофан

    Охотно принимаю. Интересная тема, приму участие.

  5. adacmic

    Хоть пару людей с пониманием нашлось

  6. Ульяна

    Вас посетила отличная идея

  7. Кира

    Странно как то

  8. Ираклий

    Я Вам очень благодарен за информацию. Мне это очень пригодилось.