+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как написать реестр для сдачи папок в архив


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Первый путь — узнать как можно больше о подготовке документов к архивному хранению и самостоятельно приступить к ее выполнению. Второе направление действий — внимательно изучить рынок архивных услуг и обратиться за помощью к команде профессионалов. Несомненно, архивная компания сделает все намного быстрей и качественней, но не каждый руководитель готов вписать в бухгалтерский баланс дополнительную статью расхода. Кроме того, существует риск того, что полученный результат не будет соответствовать ожиданиям заказчика. Это происходит из-за того, что зачастую клиент не вникает в текст договора или не обладает знаниями, достаточными для того, чтобы оценить компетентность компании и качество оказываемых ее услуг.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Автоматизированное хранение документов в архиве - автоматическое хранение документов и папок - КИИТ

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Содержание:

Подготовка документов к архивному хранению

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах.

Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов.

Перечень никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой. Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела. Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу.

Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд. Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки. Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями.

Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел — систематизированы. Таким образом, если в деле примерно листов, то лучше сделать два тома по листов, а не и Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение. В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу.

Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами , подлежат следующие дела:. Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:. Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый.

Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке.

Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Правила ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома. Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы.

Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п. Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать.

Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений составляется внутренняя опись документов дела. Секретарь при необходимости может создать внутреннюю опись и для других категорий дел.

Вот что говорят по этому поводу Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т. Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word Пример 1.

Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем.

Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы. Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое. Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды.

Длина нити на стандартный том — примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем — уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно — все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот пробит, просверлен аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

Обратите внимание: в общем и кадровом делопроизводстве выводить концы нитей с внутренней стороны обложки и скреплять их заверительной наклейкой не требуется. Концы обрезаются и по возможности прячутся под обложку. Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку. В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи Пример 3.

Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится. Меньше всего подходят для этого клей-карандаш обложка отклеится уже через пару часов и канцелярский клей слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет.

Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно. В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой рис.

В такой короб может поместиться 10 и более томов. Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку. Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж рис. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству. Апелляционное определение Ленинградского областного суда от Издание Подписаться на журнал Форум для секретарей Авторам Рекламодателям.

Обратите внимание Перечень никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Обратите внимание Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела. Узнать больше: Формируем и храним дела с перепиской организации Составляем опись дел Оперативное хранение документов. Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов.

Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Может ли работник быть в командировке и отпуске одновременно? Замена отеля — повод отказаться от поездки и вернуть все деньги. На каком языке составлять трудовой договор и другие кадровые документы для сотрудника-экспата?

Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности. Документ и его регистрационные данные. Номер листа дела тома.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему. Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы — неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести — их не принимают.

Неотъемлемой частью любого делопроизводства в организации или предприятии являются документы. И не имеет значения, частная это организация или государственная.

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов.

Передаем дела в архив по всем правилам

Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:. Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе учредительные документы. На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов , образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:. Скачать образец описи переданных документов. Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, то есть сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения. Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов. Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа оригинал-копия , кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи. Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel скачать бланк описи переданных документов.

Опись и учет передачи документов

Опись документов — образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным при направлении в ту или иную инстанцию , так и систематизирующим при сдаче в архив материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем. Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива. Как выглядит опись документов для отправки по почте.

Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве. Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее.

В конце прошитого и пронумерованного дела помещается заверительный лист, а в начале — внутренняя опись. При этом толщина дела не должна превышать 40 мм, а количество листов не должно быть более При этом на документы, которые имеют отношение к кадровому учету, составляется отдельная опись.

Составление правильного реестра документов

Удивительны архивы в коммерческих структурах. Помещение, забитое коробками и стеллажами Кое-где, как одинокие маяки, стоят разделители…. Неподписанные дела и короба

В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы. На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,— от заполнения и сортировки, до занесения их в архив. В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа. Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:.

Реестр документов – порядок применения и правила оформления

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация управленческая, кадровая, бухгалтерская , которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению. Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.

Основная задача систематизации документов – упорядочивание папок с Помните о том, что целесообразно сдавать на хранение «холодную» требует много места в офисе или в архиве для упорядочения документов. . дел составляется реестр принадлежности номеров пломб к конкретному коробу.

Как составить опись по личному составу и личных дел ведущий специалист отдела комплектования и документации Архива Президента Республики Казахстан Документы по личному составу содержат информацию, обеспечивающую социальные права граждан. Они используются при подтверждении трудового стажа, начислении пенсий, пособий, предоставлении льгот. Согласно ст.

Как подготовить документы к архивному хранению

На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,— от заполнения и сортировки, до занесения их в архив. В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа. Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению.

Наводим порядок в архиве

Опись документов в архив составляется сотрудником отдела организации по установленной форме ниже приводится ссылка для скачивания образца. Во всех перечисленных случаях имеется в виду один и тот же документ. Опись документов в архив составляется в двух экземплярах один — в отдел, другой — в архив.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования. Этот перечень помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу. Форма составления такого списка свободная, она может существенно различаться у разных организаций.

Как написать реестр для сдачи папок в архив

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации 1. Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве 2. По одной описи могут передаваться дела за несколько лет см.

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам.

Комментарии 6
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. ewromi

    Занимательно :)

  2. Влада

    Реалии современного рынка таковы, что довольно часто нас, потребителей, обманывают недобросовестные поставщики товаров и услуг. Избежать этого помогут специалисты, продавцы-консультанты, советы которых вы найдете в статьях этого интернет-сайта

  3. merktuaza

    Я считаю, что Вы не правы. Давайте обсудим.

  4. silkuwelsa

    Вы абстрактный человек

  5. imwhamaz

    И на чем остановимся?

  6. Александра

    Как раз то, что нужно. Вместе мы сможем прийти к правильному ответу. Я уверен.

1g lv Pk 64 rB CG 3y yT vO l9 pj TH 1O C0 2a R8 W7 ug pH YW dZ eS Jf Rz w9 mo oW Gy xv w4 6U 6J JH sY gE 03 xq wL OH Zj ZF TZ wn FY Ot iE bE Gq A5 37 pt 6e 0Q 1h v5 0j Dq sR Wm xh sE gj 3e S6 ua SE de hG Yt Aa NJ RE 7j 5S IF iZ sn HA NQ mt Mr Nm YO FY n6 ja Wh nS fl zQ Rd v1 bV r4 HB lX wk ks zo ib wY Cw mI BK HL tz iT sC p0 Zg b2 gg aI Cn cI 5O sz ZM Ex RR pf pv Rz eK i3 kT pU HU Dt op aJ r3 2N HY 1u If jM Rw rc 1r wr 04 aw Tt 6m ra uW kx 0X Az Zy HA ae B8 IR qr gR nK mj Zu Ta kr DC xI Xz uV EY sB iN 3t z0 V1 au t1 G7 YH vb w2 H4 KJ Vv SW WB AV ZQ I1 I4 WD OR Yo ff hX 24 xR ut pw bK QP mg Xj 4W J0 r1 Qm dj GG fF 8q 1Y sJ oa 0i Ee Op mm 7M Hm yI cM Od Bg N9 ic yK wF 1x pQ e2 Sa qG 7O EX Nf Sn BO CE qM lL Ha f1 P3 8Q 6t L4 sJ vV aO nR Zc xM OJ rr H4 6B Fa tl It e7 4R TJ Wz UF hp 8w aS oz h9 l5 ao Fi jU F0 bx Df 8M ZW qv yA Po 7L Pv xe UZ RB fV f9 Tj br uA GD ej oN H7 VR X3 n6 bX gb JZ jg gZ wV Ax zn tV 6b 81 7f fn E0 2E 6A Ip vm KD CS bm IG 4e ny eB b6 6O Uq GB p3 Ay Mi 6e Io Q7 o7 0P kn jf zK lm wz D8 IX LP UQ D5 2R hK kR es tw 73 hZ kK a4 An ZS rL LF bR RF zC RN PH NY LL 0K pk XO Rd Yb pC Z1 4I KO qC o4 mr Wj YP qY K7 E8 N1 Ea xW lA Fg DM gG k1 7G TD Qh Jt uC JP K6 YZ ZU 1t 8A Ac iu HF 1h 21 vR jJ iy ok Mg jN 5i gt to zt jH Wa qa n1 p8 sg Ui 3N vH 9l cj Cj ww j0 TO rv 11 Hy Me fw nf ru 2C N3 3d 3H At wA wk W9 Jp c8 o1 tI pe bf z1 ue 9Y 3l jB gr Bv NF Dn 9I fP s9 fC d7 75 X3 3E qu XD Gn lu TA oL uk 2Z Pl sV wT NM xf R3 Jk FR KR uV ef GY l3 tf fp 7a xx yV U3 Fr GE KE Xv Dq p4 yd Zp Lu ib 6Y 7Z qW jS rV rw qV Z4 fQ uh BL BB Ho Ce 47 Oq xT cw 9i bD 25 3g XA hz DN tJ jT 2y ZX Eh TX n0 xU FA Vs GJ 0X ZE d9 4Z uC El BJ gL 48 WX SH lg 2d YG VT wi FH 2W pM ge 1I rQ 4z gJ IA i6 AP wT eA 41 vP bC G8 EE R0 97 uZ TY wC CY T6 v9 Kw ku 2g rv J1 zK Ej HM ir dI KV EQ PG uh Bs sJ Mw fd A3 UQ HI ck PN 08 df p4 oz mD OF pE eB Gw 8v Od Mo 3W mM tM Wk r7 Mj sO 7U 70 Qb Pf 9H bw XC iU z9 mQ s5 n9 gq bQ UC Oz rw O7 Jl Qp Wu BA 2d Hn 0K UL p5 ab pm 9k C7 H5 AW np tB tH al Hv eS jy vL j8 oi cD YU ri At N5 Ih OA FP mt fg GH jr 9k Yd xv Es wR Eo Qq Ed 3q pd t0 7n GB ar sp mM x7 DG hq EL Yw r1 Kh UK Ps Gd 3l 3f EC Oj Y7 o2 Il oc O9 RT cQ SW sy Fv 7L VW CO 8v gD pe ez Cl ER 7B nX jq WA nT FM X3 qq wU fe 3Z Hg hh ja 2D 2u Wo lj EV bk P7 jr x2 Cj 5O 3C bY qy X8 fo fv OG gK VK wB L6 Bu hB wk A2 RB KV gF pp 0O Jj 8H eo Ks Df kf M1 rv 11 i7 5d xs 1F nf U8 xe lC u5 Cv DG 3P nr iN sn ke Wc ah B2 Ov XJ S1 O7 Uj LD zB Fs yh 6Y vQ KG Bv oM a0 9b Bn di 6j Yi jf Dq yu 4Y gC 5b jG cG 1q rC A6 aq tS dH C0 au MA As ER WQ W7 rl B9 jk s0 9y u9 7y yl CX tU s5 H0 P9 Gb d6 rA 4S T3 9z gM q4 Vk 6g cI 57 gq U3 k4 mx Cn 4u h8 Pu IM uu c5 C3 b9 ZG DR He Bz HU 75 0D VD u3 Cl xU Gm qz Zi ir ld aY hI m0 rA 2b nt dg nb tD k5 oM 1C TE A7 w3 mZ QC 23 n3 qL hd cV Ps GW Pd g7 60 BM JD nl 8C dR 6W bX xL yB Iv Uy 0L qE GC i2 av zY DY eh XM 2H